附录2 序言结构范例

楚地描述目标时，你无法判断自己是否已经找到了解决方案，所谓的备选方案就是在这种情况下出现的。

只能模糊地描述目标时，人们往往会选出3个或4个行动方案，比较它们之间的优劣对错。比较备选方案的意义不大，真正重要的是它们如何与目标相匹配。但是由于没有明确的目标，人们应该做的其实是想方设法地界定目标。

所以最好一开始就确定好目标。（事实上，解决问题的第一步通常就是界定目标。）当然也可以在最后才确定目标，但是这会徒增很多麻烦，尤其是要对每一个备选方案的优点和缺点进行权衡。大多数人觉得必须在文章中列出所有的优点和缺点，而不愿意总结各组观点，把它们构建成金字塔结构。

严格说来，只有当读者事先了解各种备选方案时，才会在文章中讨论这些方案。在这种情况下，他的问题是选择哪一个。如果读者事先不知道这些备选方案，你就会处于非常尴尬的境地。比如，你只得像下文这样进行关键句推理：

• 解决这个问题有3种可能的方法：A、B、C方法A不好，因为……

方法B不好，因为……

因此，应采用方法C。

事实上，采用方法C的理由并不是因为A和B不好，而是因为C能解决问题，根本没有必要提及A和B。你也许会说，是读者要求我告诉他怎样解决问题以及有哪些解决方案的。但读者之所以会提出这种要求，是因为他的问题没有被清晰界定，也就是说，他想达成的目标是模糊不清的。

在这种情况下，读者真正想要的并不是所有可选的解决方案，而是可供选择的目标。在尽可能清楚地表达思想的前提下，可以围绕可供选择的目标构思文章。如果最终你发现没有一种解决方案能同时满足读者期望的所有目标，那么这说明你的文章构思是正确的，比如：

做X，如果你期望有稳定的收益。

做Y，如果你期望有快速的增长。

做Z，如果你期望工人不罢工。

对应每一个明确的目标，都有一个明确的解决方案。这时，如果读者仍然坚持要提供备选方案，你有两个选择——要么在序言部分给出，但有可能不太容易，要么列在附录部分。如果把备选方案列在附录部分，用图表表示会比较有效。把备选方案列在下面，把评判标准列在上面，然后在符合标准的备选方案前画勾，在不符合标准的备选方案前画叉即可。

介绍流程的改变

大多数情况下，你在写一份改进某一流程的项目建议书时，读者已经很熟悉流程及其存在的问题了。因此，序言部分只需简单描述这些问题，文章可以围绕这些改变进行构思：

背景（S）=现在有五套流程——X。

冲突（C）=不起作用。

疑问（Q）=如何改进？

我们在第4章“序言的具体写法”中了解到，写这类序言的诀窍是想象一下流程改变前和改变后的每一个步骤，从而确定这些改变是否是你想要的。另外还有两种情况，也需要前后对比分析，使序言更为简明扼要：

读者已经了解令人不满的旧流程和让人期待的新流程。他的问题是：怎样实施新流程或者是否应该实施新流程。

读者不了解流程，更不知道问题所在。他的问题是：准备怎样改进以及为什么要改进。

在写这些序言的时候，对流程的描述既不要太笼统，也不要太详细。下面将列举两个对应上述情况的例子，来解释如何运用前后对比分析的方法，并对文章中的不足之处进行改写。

当读者对新、旧流程都了解时

表附录2-2中“DDT：文件数字化和远程传输系统”一文的阅读对象是那些想知道现有流程能否通过特定方式改进的人。序言的大致内容是：

背景（S）=我们以前做过如何保存和传输文件的研究。研究院也对通过欧洲共同市场科技数据通讯网络／欧洲直通情报检索网络系统（Euronet/DIANE）传输文件产生的问题进行了研究。您建议做更多的研究。

冲突（C）=我们正在考虑将文件转换成数字形式并传输电子文件涉及的技术、经济和管理问题。因为技术的飞速发展使电子传输文件成为可能。

疑问（Q）=？

回答（A）=在欧洲范围内，从技术上说是可行的，成本也合理。

－我们设想在DIANE的基础上建立一个叫DDT的系统。

－市场不会马上认可这样的系统，需要一个示范项目。

－还需要进行进一步的技术研究。

－必须解决重要的非技术性问题。

表附录2-2 缺少流程介绍

除了文章标题取得不好以外，作者也没有搞清楚应该说什么，所以内容非常含糊。他没有弄明白，负责该项目的研究小组关心的问题或者想从他那儿得到什么。“考虑将文件转换成数字形式并传输电子文件时涉及的技术、经济和管理问题”，如果是为了描述目的，这句话并没有多大启发性。

其实，只要用界定问题框架做指导，任何人都可以轻松地让整篇文章条理清晰、语言准确。接下来要做的第一步是大致描述现有流程，以及研究小组准备怎么改进它。

仔细阅读表附录2-2的文章，你会发现，目前的流程是先通过屏幕浏览目录，查找文件，然后打电话给图书馆说明需求，图书馆查找文件、复印并邮寄，整个过程需要7～10天。

未来的系统能将书面文件转换成数字形式并在中心计算机进行储存，用户浏览目录找到文件后，只需打一个电话，一