个小时之内就能在自己的屏幕上看到文件，如图附录2-5所示。
图 附录2-5 DDT问题的结构
通过这种方式展开问题，可以很容易看出，读者既了解存在的问题，也能得出解决问题的方案。因此读者的疑问应该是“这是个好方案吗”，或者更具体一点，“我们能开发出传送电子文件的低成本系统吗”。
经过这些分析，作者应该能写出类似下文的序言和结构：
背景（S）=目前，通过Euronet获取科技文件的效率不高，这已经引起科技信息与文献委员会（CIDST）的关注。用户虽然可以轻松地通过在线检索服务找到文件来源，但必须等7～10天才能收到邮寄的文件复印件。
冲突（C）=更好的方法是把文件转换成数字形式，进行中心储存，然后通过Euronet/DIANE来传输。需要调查开发低成本系统是否可行。
疑问（Q）=（开发低成本的电子文件传输系统是否可行？）
回答（A）=可行，但目前不现实。
－ 系统必须在全欧洲范围采用才能降低单位成本。
－ 要覆盖全欧洲存在不少障碍。
－ 最好的方法是推出示范项目，通过创造足够多的需求来消除障碍。
当读者对流程知道甚少或完全不了解时
在上文DDT项目的例子中，读者既了解问题，也知道解决方案，但是在很多情况下，读者并不了解问题，这时如果写文章要求批准某一解决方案，就一定要详细解释问题，描绘系统的工作现状，以及采纳你的建议以前的所有问题。
有关序言的原则告诉我们，不要在序言部分说读者不知道或认为不真实的事情，但是你可以尽量让读者“看”到：问题可能存在，你的解决方案似乎有理。要做到这一点，自己首先要“看”清楚问题。
请看图附录2-6中的周期图表账（Period Graph Books），及表附录2-3的备忘录。图附录2-6详细描绘了周期图表账制作系统存在的问题。
周期图表呈现了该公司5个子公司的月度销售额、成本和利润，是向最高管理层演示汇报的基础。
图 附录2-6 周期图表账
你会注意到，这里并没有给出解决方案，只是说系统需要进行“合理化”改造。根据以往的经验，如果不能提供解决方案，人们往往不会主动提出问题。其实无论情况如何，如果能恰当描述问题，就会发现解决方案隐藏在其中。应遵循的步骤如下：
画一幅现有的流程图。
说明各个流程存在的问题。
画一幅用来消除问题的系统图。
说明从旧系统到新系统需要进行哪些改变。
在序言部分简明扼要地解释问题。
表 附录2-3 周期图表账备忘录
图附录2-7是新、老系统的示意图。
老系统通过手动录入数据进行计算，新系统直接从计算机下载数据。在第一个系统中，人工收集和录入数据容易出错，数据常常不及时和不完整，而且计算机生成图表太慢，来不及找出其中的错误。即使列入周期图表账的图表是正确的，演示者为了更清楚地展现发展趋势或使发展趋势符合预期，也可以改动图表。在这种情况下，他往往不会通知其他人。
图 附录2-7 新、老系统示意图
PGB系统的分析师通过部门的计算机系统收集数据，不再手动收集，但还是需要再录入到公司PGB系统计算机以及彩色制图计算机中。
这导致不同时期和不同地区的数据不一致，以前正确的数据点也被无端地改变。
将上述两个系统分别展开，即可确定每个系统内部存在的问题，可以很容易看出，主要问题是多个环节发生错误，导致系统生成的图表有误。错误通常发生在录入数据、计算数据点和演示者改动图表的时候。
备忘录的作者希望把所有的录入和计算工作集中在一台计算机上完成，以消除在录入数据和计算数据点时发生的错误。另外，通过严格约束演示者来消除擅自改动图表的问题。其实，只要设想一下改造前后的流程及其差异之处，就能很轻松地确定需要进行的改造环节和内容：
建立数据连接，将数据直接传输到公司计算机系统。
建立可靠的通过计算机生成图表数据点的日常工作流程。
要求演示者做作的改动必须在使用前得到重新批准。
以上改造将构成金字塔结构中的关键句要点，并回答读者提出的“你建议进行哪些改造”的问题。只需采用倒推法（如图附录2-8所示），就能确定序言部分应该提供哪些信息，引导读者提出“你建议进行哪些改造”这一问题。
每个关键句要点提出的问题应该是“为什么”。在每个关键句要点之下，可以详细解释现有系统的不合理之处，以及将要采取的行动如何解决问题。但是，你不用解释系统的每一个步骤，只需解释存在问题的地方，这样可以使备忘录更精炼。
图 附录2-8 采用倒推
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