把议程发给参加会议的人，便于他们精心准备与自己有关的议题。
（3）确定必须参加的人，不让无关的人参加，把人员数量控制在最少。
（4）确定允许会议结果与现实目标的偏差范围。在该偏差范围内接受会议讨论的结果，如果偏差太大，不宜做出结论，安排下一次会议再进行讨论。
（5）项目经理确定在会议中的态度。项目经理要有主见，不能人云亦云，能够在几种观点中做出取舍，两利相权取其重，两害相权取其轻。
（6）对会议可能出现的意外情况做出估计。 会议进行中的必要控制
（1）准时开会，无论人是否到齐。等待使准时来的人窝火，还会助长迟到的风气，更重要的是团队会议规范的权威性丧失。
（2）为每个议题分配时间，尽量避免挤占后面议题的时间，保证所有议题都能得到讨论。
（3）控制会议进程。一个议题的主要观点阐述完毕后，控制重复性的陈述，适时做出总结，然后转入下一个议题。
（4）会前非正式交流。团队内部分歧比较大的议题，可以安排会前非正式交流，防止会场上爆发激烈的争执。
（5）鼓励参会者发表见解。做出决策前，应让参会者畅所欲言，一是为了尊重大家的意见，更重要的是吸取多方面建议，避免做出极端化的决策。
（6）避免跑题。主持人发现讨论的内容偏离主题时，应及时加以干预，把大家的思路拉回设定好的议题。
（7）缓和气氛防止陷入僵局。当意见的双方唇枪舌剑争执不下时，主持人应采取休会或其他措施，缓和会场气氛。
（8）进行会议总结。会议结束时，制作会议纪要，认真记录取得一致的决议和有待继续探讨的内容，作为行动的指导和下一次会议的起点。
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