程度顺序

最后，我们再来看看程度顺序，也称重要性顺序。这是你对一组因为具有某种共同特点而聚集在一起的事物进行陈述或分析时采用的顺序，比如3个问题、4个原因、5个因素等。表达者常常会将思想简单罗列出来，缺乏深入思考。

创建分组

进行分组时，当你说出“这家公司存在3个问题”时，大脑就已经自动将这3个问题与该公司可能存在的其他问题区分开了，形成如图6-9所示的分支结构。从名称上看，这两个组已经完全穷尽，按照分组的意图，它们也应当相互排斥。

图6-9 通过分组将思维集中于某个范围内

为了证明这两个组相互排斥，首先必须明确每组中的问题具有共同特性，要确保将所有具有该特性的问题列入一组。然后，在每组中，根据各个问题具有该特性的程度高低排序——该特性最明显的问题排在第一位，即先强后弱，先重要后次要。

很多人曾问我，确定了各要点的相对重要性（某特性的相对程度）

后，是否必须将最重要的列在第一位。他们认为，如果将重要性最低的放在第一位，重要性依次增加，将最重要的思想放在最后，会更具戏剧性效果。的确如此，但是戏剧性是出于情绪的考虑，而不是出于逻辑性的考虑，因此这是一个写作风格的问题。

有时，你完全可以按先弱后强的顺序排列，以对读者的情绪产生更大的冲击力，但在多数情况下，还是应该将最重要的思想放在第一位。

举个例子，假设你列出了以下要点：

设计电信计费系统时，应当注意让其适用范围更广：

能够满足外部客户的需求。

符合内部管理的要求。

符合国家法律法规。

虽然电信计费系统必须满足以上3种功能性要求，但是上述顺序表明，满足客户的需求比符合国家法律法规更重要。做出这样的评价，是基于如图6-10所示的分组方式。

在商务文章写作中，基于重要性分组排序远比时间顺序或结构顺序应用得少，但这并不意味着不会进行分组。为事物分组是人类普遍的习惯。人们看到任何事物都会为其命名或说出其名称，这就是一种分组。

但是，人们不会仅仅因为一些思想具有某个共同属性而将其归为一组，还会考虑这些思想是否源自同一个过程或来自同一个结构，并据此将相似的思想分组。

图6-10 按重要性分组的例子

清楚了解分组的原则后，就完全可以按照过程或结构顺序组织思想。例如，下面列出了支持某一观点的3个“理由”：

不应该采取用仓库空间换取销售商专营权的策略：

你们的仓库既不宽敞，位置也不好。

即使既宽敞、位置也好，该方法还要求双重管理。

即使能接受双重管理，在周转上节约的成本也很有限。

以上顺序暗含了一个前提，即这些思想属于某种已经存在的结构（有仓库，在仓库中采用该方法，由此计算节约的成本）。

提示

程度顺序：

指明每组中的项目（思想、观点、问题等）具有共同特性，确保将所有具有该特性的项目列入一组。在每组中，根据各个问题具有该特性的程度高低排序——该特性表现最鲜明的问题排在第一位，即先强后弱，先重要后次要。

辨别、调整不恰当的分组

一个假定的分组，辨识其正确的分组基础，可以帮助你更清晰地表达自己真实的思想。让我们看一看下面这段话：

传统投资评估的财务重点误导了企业的行为：

1. 企业应当在所有收益可能超过资金成本的领域投资。

2. 对于未来的不确定性因素及风险进行完善的量化处理，是更有效地进行资源分配的关键。

3. 计划和资本预算是两个独立的过程。

－资本预算是一种财务行为。

4. 最高决策层应根据数据而不是思路做决定。

这4种“误导”似乎呈现的是很多公司信奉的“经验法则”。真的是这样吗？我们可以根据上述思想将会产生的结果重新进行表述，简化措辞。

财务重点是：

鼓励公司投资。

强调对不确定性因素进行量化处理。

区分计划和资本预算。

引导最高决策层关注数据。

除了第3点，其他3点都可以看作决策过程中的一个步骤。决策过程要求采用时间顺序，这能够使主题思想更明确。

传统的投资评估的财务重点可能导致错误的资源分配决策，原因如下：

强调对未来不确定性因素及风险进行量化处理是选择项目的关键。

使最高决策层只看重数据，不看重思路。

鼓励在所有的收益可能超过资金成本的领域进行投资，而忽略了其他因素。

这个例子中的思路比较容易理顺，因为只需多读一遍，就可以很容易地找出需要处理的思想种类（决策过程）。但是，在很多情况下，你可能会遇到一长串被列为“原因”或“问题”的思想，很难看出这些原因或问题还可以归为一些小的类别。让我们回顾一下第113页提到的例子：

客户对销售报告和库存报告不满意：

提交报告的周期不恰当。

库存数据不可靠。

获得库存数据的时间太迟。

库存数据与销售数据不吻合。

客户希望能改进报告的格式。

客户希望去除无意义的数据。

客户希望突出说明特殊情况。

客户希望减少手工计算。

在这个例子中，应首先整理出大致的问题类别，再仔细检查作者的思路。你可以根据每一项所涉及问题的类别，先将问题归纳成几类。比如，“提交报告的周期不恰当”属于